Pregatirea pentru o negociere este ca antrenamentul in sport: ne antrenam zilnic pentru a juca o data un meci. Potrivit consultantilor, pregatirea riguroasa a unei negocieri poate influenta in proporție de 70-80% rezultatul discutiei. Pentru un achizitor, pregatirea unei negocieri presupune un proces amplu, pentru ca nu se limiteaza doar la exersarea tehnicilor.

„La fel de importante sunt cunostintele despre piata: competitori, furnizori - producatori si distribuitori - clienti, produse si trenduri. Totodata, achizitorul trebuie sa vada unde este centrul de echilibru intre obiectivele companiei, ale clientilor si ale furnizorului, care sunt obiectivele pe termen imediat si mediu”, a declarat Vlad Dutescu, Managing Director Sandler Training. Obiectivele companiei pot fi atinse in dauna partenerului de discutie sau cu sprijinul acestuia, iar in functie de rezultate, urmatoarea negociere cu acelasi partener poate fi ingreunata sau facilitata.
De aceea, este important ca partenerii de discutie sa cunoasca cat mai multe unul despre celalalt, capacitatea de negociere fiind determinata de cat de multe se stie despre atitudinile, preferitele si pozitiile celeilalte parti.

„Negociatorii buni nu doar ca stiu acest lucru dar sunt si foarte disciplinati in pregatirea negocierii”, a afirmat Decebal Marin, Managing Partner Corporate Dynamics.

La randul sau, Mihai Dumitrescu, consultant Ascendis, explica faptul ca un achizitor care se pregateste pentru o negociere trebuie sa cunoasca piata si categoria de produse in amanunt, trebuie sa stabileasca plafonul de buget, timpii si modalitatile de plata si de livrare.

Fisa de negociere porneste de la obiective
Fisa de negociere trebuie sa porneasca de la obiective si trebuie sa contina date de piata despre categoria din care fac parte produsul sau serviciul, caracteristicile acestora, atributele produsului sau serviciului dorit, punctele de diferentiere fata de produsele sau serviciile concurentei, date financiare si tehnice privind viitoarea tranzactie si un set de concesii pe care fiecare parte este pregatita sa le faca in timpul negocierii. Practic, fisa de negociere joaca rolul unui GPS in trafic.

„O fisa de negociere completa te poate ajuta sa ramai neutru si echilibrat, urmarind cum decurge negocierea. Ne putem concentra asupra a ceea ce se intampla in trafic, siguri ca suntem pe drumul cel bun. Stim exact cand trebuie sa facem dreapta sau stanga, sa ne oprim sau sa mergem inainte”, a precizat Vlad Dutescu.

Succesul negocierii depinde de cat de corect s-au stabilit obiectivele. Avand informatii corecte si complete, achizitorul si vanzatorul pot castiga amandoi de pe urma negocierii.

„Daca pregatim totul cum trebuie, stim dinainte daca are sens sa intram in negociere, daca negocierea va fi una extrem de dificila sau una usoara. Exista un set distinct de obiective ale unei negocieri, pe care multi le pierd din vedere: crearea unui cadru relational interuman care sa faciliteze procesul de negociere”, a mai spus Managing Director Sandler Training.

La randul sau, Decebal Marin considera ca toti negociatorii care tintesc sus si isi stabilesc obiective ambitioase, obtin mai mult decat cei care aspira la putin. Totusi, indiferent de nivelul lor, obiectivele trebuie sa fie posibil de atins.

„Trebuie stiut ca obiectivele inalte de negociere, atat pentru vanzator cat si pentru achizitor, implica si riscuri. Negociatorii cu obiective inalte tind sa se blocheze in negociere mai frecvent decat cei cu obiective joase sau chiar fara. O problema pentru cei care tintesc sus este si volumul de munca ce trebuie depus, deoarece obiectivele inalte necesita o pregatire mai atenta, mai detaliata si mult mai persistenta. Nu trebuie specificate inainte de negociere nivele inferioare acceptabile, deoarece acestea coboara nivelul aspirational al propriei negocieri. Obiectivele trebuie sa fie intelese usor de intreaga echipa de negociatori. Atunci cand se stabilesc obiectivele unei negocieri nu trebuie uitat faptul ca tot ce se spune si se face inainte si in timpul negocierii afecteaza nivelul obiectivelor si asteptarilor celeilalte parti”, considera Marin. In concluzie, obiectivele unei negocieri pornesc de la ceea ce se doreste sa se obtina in urma intalnirii si ceea ce sunt dispusi negociatorii sa sacrifice pentru a obtine ceea ce doresc.

„Ce pot obtine si folosi de la furnizor pentru a avea un avantaj competitiv in fata concurentei, in lupta pentru a satisface clientii si a creste vanzarile, aceasta este cheia in achizitie si negociere”, explica reprezentantul Sandler Training.

Cateva greseli in pregatirea unei negocieri
Inainte de a se prezenta la o negociere, achizitorul si furnizorul trebuie sa aiba o imagine de ansamblu asupra situatiei din piata.

„Privim imaginea de ansamblu, dar suntem atenti si la piesele constitutive. In retail, daca stii sa te joci cu piesele ai sansa sa obtii o imagine mai buna, mai frumoasa. Nu cred ca exista cititori care sa ridice din spranceana citind termenii urmatori: rotatia stocurilor, contributie, planograma, termen de plata, discount, promotie, spatiu la raft. Dar cati dintre noi inteleg atat de bine ce e in spatele fiecaruia, incat pot cu usurinta reconfigura piesele sau le pot corela pentru a obtine un rezultat mai bun, mai ales in noile conditii de piata?”, a afirmat Dutescu.

In opinia specialistilor, cele mai frecvente greseli intalnite intr-o negociere sunt nealocarea unui timp suficient, folosirea unor date eronate sau perimate, prezentarea unor informatii insuficiente, interpretarea si utilizarea gresita a informatiilor, setarea unor obiective incomplete sau nerealiste.

„Acordam concesii prea mari sau pierdem favoruri importante nu in negocierea propriu-zisa, ci in pregatirea pe care o facem. Pentru unii, negocierea in sine este ca un sport extrem, plin de adrenalina si se pregatesc mai degraba pentru o confruntare, decat pentru o oportunitate de a imbunatati o relatie si o afacere”, subliniaza Vlad Dutescu.

Mihai Dumitrescu adauga si alte erori. „Presupunerile au cea mai mare pondere. Eu „cred” ca celalalt „simte, crede, vrea X lucru” si imi bazez negocierea pe aceasta credinta. Eu „cred” ca celalalt „a inteles X”, „a fost de acord cu Y”, „a acceptat Z” si vreau sa fina lizez negocierea fara a verifica daca aceste presupuneri sunt adevarate”, apreciaza consultantul Ascendis. Intotdeauna un achizitor trebuie sa isi urmareasca scopurile. Un achizitor bun este cel care ii creeaza vanzatorului perceptia unui business winwin, cel care obtine integral lucrurile care il intereaseaza.

„Un achizitor bun este acela pe care furnizorii il considera un client bun, indispensabil, deosebit, fara ca el sa fi fost nevoit sa faca vreun rabat de la nevoile, posibilitatile companiei lui”, concluzioneaza Mihai Dumitrescu.

ERORI IN PREGATIREA NEGOCIERII

• nealocarea unui timp suficient;
• folosirea unor date eronate sau perimate;
• prezentarea unor informatii insufi ciente;
• interpretarea si utilizarea gresita a informatiilor;
• setarea unor obiective incomplete sau nerealiste;
• lansarea unor presupuneri: „cred” ca celalalt „simte, crede, vrea X lucru” si continuarea negocierii pe aceasta credinta; sau „cred” ca celalalt „a inteles X”, „a fost de acord cu Y”, „a acceptat Z” si finalizarea negocierii fara a verifi ca daca aceste presupuneri sunt adevarate.

• Ce obiectii specifi ce ofertei/pozitiei mele poate avea cealalta parte?
• Ce poate determina cealalta parte sa imi refuze propunerea?
• Ce benefi cii specifi ce obtine cealalta parte daca imi accepta propunerea? Care este ordinea importantei lor pentru cealalta parte?
• Am credibilitate in fata celeilalte parti? Cred ce le spun? Daca nu, cum pot dobandi aceasta credibilitate?
• Ce simte cealalta parte despre mine personal si profesional si despre pozitia pe care o adopt?
• Cum voi sti ca cealalta parte vrea sa ajunga la un acord si este gata sa incheie tranzactia?
• Cum voi reactiona si ce voi zice daca cealalta parte spune „nu” ofertei mele?
• Care este lista mea de concesii si care este ordinea importantei lor?
• Ce limite si ce constrangeri are cealalta parte?
• Care sunt obiectivele reale ale celeilalte parti?